Colisweb joins ID Logistics

Notice données personnelles

NOTICE D’INFORMATION RELATIVE AUX TRAITEMENTS DE DONNEES A CARACTERE PERSONNEL (version du 30 juin 2021 toujours en vigueur)

  1. Dans le cadre de l’exécution de la Lettre de voiture, Colisweb (les services Achat, Commerce, Comptabilité, Juridique, Marketing, Service-Client, Technique, et Recherche et Développement) collecte, notamment par l'intermédiaire du Donneur d’ordre qui lui transmet, des données à caractère personnel (nom, prénom, adresse, email, téléphone, coordonnées GPS,. ci-après les “Données”) relatives au Donneur d’ordre et à ses employés, au(x) Transporteurs(s) et à ses employés, au(x) Expéditeurs et à ses employés, et au(x) Destinataire(s) et à ses employés.
  2. Les Données sont traitées par Colisweb (et les services susmentionnés) afin d’assurer sa mission contractuelle d’organisation du transport comprenant : le transport effectif, le suivi contractuel et comptable, et la tenue du registre des opérations d’affrètements et de la lettre de voiture. Les Données sont aussi traitées pour assurer le suivi de la relation commerciale avec les Donneurs d’ordre et les Transporteurs, la gestion de la preuve, et le référencement des Transporteurs. Les Données peuvent être traitées ultérieurement d’une manière compatible avec les finalités susmentionnées : dans le cadre de l’intérêt légitime de Colisweb, certaines Données relatives au transport pourront faire l’objet d’un traitement aux fins de recherches statistiques et scientifiques.
  3. Dans le cadre de la géo-localisation sur l’application livreur, Colisweb s'engage à ne pas faire usage de ces données pour d'autres finalités que le suivi en direct de livraison des colis distribués par Colisweb, d'une part, et à supprimer à bref délai ces données une fois la livraison effectuée, d'autre part.
  4. Les Données ne peuvent être traitées que dans l’Union Européenne, dans l’Espace Economique Européen, ou dans tout autre pays sous réserve d’un respect scrupuleux de la réglementation européenne relative au transfert des données.
  5. Les Données ne sont conservées que pendant la durée nécessaire au regard des finalités susmentionnées, à la suite de quoi elles font l’objet soit d’une procédure d’anonymisation ou de pseudonymisation soit de suppression.
  6. Colisweb garantit prendre les mesures techniques et organisationnelles pour assurer la confidentialité et l’intégrité des Données traitées contre tout accès non autorisé et toute altération ou destruction des Données.
  7. Les traitements des Données sont opérés sous le contrôle du Délégué à la Protection des Données, désigné auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés, qui est garant du respect de la réglementation européenne et des droits des personnes concernées. Le Délégué à la Protection des Données peut être contacté par e-mail à donneespersonnelles@colisweb.com
  8. Les personnes concernées ont le droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle, de demander l’accès, la rectification, l’effacement de données, ou la limitation des traitements.

POLITIQUE DE CONFIDENTIALITE RELATIVE AU TRAITEMENT DES DONNES PERSONNES DE L’APPLICATION COLISWEB

(Version du 25 novembre 2021 - toujours en vigueur)

La société Colisweb SAS dont le siège social est situé165 avenue de Bretagne 59800 Lille et immatriculée au RCS de Lille sous le numéro SIRET : 790 551 162 (ci-après « Colisweb ») a à cœur le respect de la vie privée de toute personne leur fournissant des données à caractère personnel. 

Dans le cadre de l’exploitation Colisweb (ci-après, l’« Application »), Colisweb agit tant que responsable de traitement. L’utilisation des termes « nous » ou « nos » fait référence ci-après à Colisweb.

La présente politique de confidentialité (« Politique de Confidentialité ») décrit la manière dont nous collectons et utilisons des données personnelles relatives aux utilisateurs de l’Application, et en particulier vos données de géolocalisation (ensemble « vous », « vos ») conformément au Règlement Général sur la Protection des Données Personnelles du 25 mai 2018 (« RGPD ») et la loi française dite « Informatique et Libertés » du 6 janvier 1978 modifiée (ensemble la « Législation Applicable »).

Cette politique de confidentialité décrit également les bases légales sur lesquelles nous nous fondons pour traiter les données personnelles, les personnes avec qui nous les partageons et comment elles sont stockées. 

Il est important que vous lisiez cette Politique de Confidentialité, ainsi que toute autre mention d'information que nous pouvons fournir à des occasions précises lorsque nous recueillons ou traitons vos données personnelles, afin que vous sachiez comment et pourquoi nous utilisons ces données.

  • Propos liminaires sur l’accès à l’application et la création d’un compte.

La société de transport qui vous a embauché en tant que Livreur a demandé à Colisweb l’ouverture d’un compte à votre nom et a communiqué à Colisweb vos données personnelles nécessaire pour ce faire. Colisweb a ensuite communiqué à votre employeur vos identifiants afin de pouvoir vous connecter et utiliser l’application. Si vous êtes entrepreneur individuel, ces données vous ont été communiquées directement par Colisweb

  • Comment vos données personnelles sont collectées par Colisweb

En plus des données communiquées par votre employeur à Colisweb, Colisweb collecte vos données à caractère personnel :

  • Soit directement si vous rentrer de telles données dans l’Application dans les formulaires de collecte. 
  • Soit indirectement via les fonctions de géolocalisation de l’application.

  • . Quelles sont les données personnelles que nous collectons directement et pour quelles finalités de traitement? Focus sur la géolocalisation

Par données personnelles, nous entendons toute information sur une personne à partir de laquelle cette personne peut être identifiée directement ou indirectement. Cela n'inclut pas les données pour lesquelles l'identité a été supprimée (données anonymes).

Les données à caractère personnel que nous collectons directement de votre part concernent :

  • Votre identité (exemple : nom, prénom, adresse, email, téléphone)
  • Vos données liées à votre activité professionnelle (poste).
  • Les données que vous renseignez volontairement via l’Application (ce qui peut inclure votre profil utilisateur mais aussi des données personnelles des clients, tels que la signature des destinataires des colis)

Type de données personnelles

Finalité du traitement

Base légale du traitement

  • Identité
  • Activité professionnelle
  • Données renseignées volontairement dans l’Application

Assurer la mission contractuelle de Colisweb d’organisation du transport au bénéfice de ses clients, ce qui inclut notamment :

  • le transport effectif, 
  • le suivi contractuel et comptable, et la tenue du registre des opérations d’affrètements et de la lettre de voiture. 
  • assurer le suivi de la relation commerciale avec les donneurs d’ordre et les transporteurs,
  • la gestion de la preuve, 
  • le référencement des Transporteurs. 
  • l’exécution d’un contrat, à savoir la mission de transport, dans le cadre du contrat entre votre employeur et Colisweb (ou vous-même et Colisweb si vous êtes un entrepreneur individuel)
  • Identité
  • suivi des livraisons

traitement aux fins de recherches statistiques et scientifiques.

  • Intérêt légitime de Colisweb

  • La Géolocalisation (collecte indirecte de données)

Lors de votre première connexion à l’Application, il vous sera demandé de consentir ou non au suivi de la géolocalisation de l’Application

Si vous consentez à ce suivi, l’Application collectera vos coordonnées GPS périodiquement (données précises ou approximatives de localisation).

La finalité de ce traitement est le suivi en direct de livraison des colis distribués par Colisweb, afin de permettre à Colisweb le suivi et la gestion globale des livraisons et du planning. 

Au titre des finalités, ces données de géolocalisation permettent de vérifier le statut des commandes et l’optimisation du service, notamment la gestion des retards et les potentielles modifications d’affectation de livraison ou d’itinéraire, la sélection du transporteur le plus adéquat, etc. La géolocalisation permet aussi d’assurer la sécurité des livraisons et des transporteurs et prévenir les fraudes.

La base légale de ce traitement est à la fois l’exécution d’un contrat (vérifier le statut d’une livraison, s’il y a du retard, etc.) et l’intérêt légitime de Colisweb (optimiser le service global des livraisons et s’assurer de l’effectivité des livraisons, prévenir les fraudes).

Les données de géolocalisation sont conservées pour une durée de 24H à partir de leur collecte. 

Vous pouvez désactiver cette fonctionnalité via les paramètres de l’application. 

Nous estimons que le risque lié aux données personnelles que nous traitons sur la base de nos intérêts légitimes n'est pas excessif ou trop intrusif. Nous avons notamment mis en place des mesures de protection de vos droits en appliquant des délais de conservation adaptés et en assurant des contrôles de sécurité appropriés. 

Si vous choisissez de ne pas fournir vos données de géolocalisation, nous ne serions pas en mesure d’assurer une gestion optimale des livraisons et […]

  • Destinataires de vos données personnelles

Vos données personnelles sont utilisées par les services IT et logistiques de Colisweb. 

Nous ne partagerons vos données personnelles avec des tiers que lorsque la loi l'exige, ou lorsque cela est nécessaire pour gérer la relation contractuelle que nous avons avec vous ou lorsque nous avons un autre intérêt légitime à le faire. Nous partagerons vos données personnelles avec les catégories suivantes de tiers :

  • Les clients pour qu’ils puissent savoir où vous en êtes par rapport à leur livraison ;

  • Les sociétés qui nous fournissent des produits et services, tels que

  • des services d'hébergement et de maintenance;
  • autre ?

Nous avons soigneusement sélectionné ces prestataires de services et pris des mesures pour assurer une protection adéquate de vos données personnelles. Tous nos prestataires de services sont tenus par un contrat écrit de traiter les données personnelles qui leur sont fournies uniquement dans le but de nous fournir un service spécifique et de maintenir des mesures de sécurité appropriées pour protéger vos données personnelles

  • Les autorités judiciaires, l'administration publique et tout autre tiers si sommes dans l'obligation de divulguer ou de partager vos données personnelles afin de respecter toute obligation légale, de protéger les droits, la propriété et/ou la sécurité de notre société ou de notre personnel ; 

  • Les investisseurs et autres tiers concernés et ayant besoin d'accéder aux données dans le cas d'une vente potentielle ou autre transaction liée à notre société ;

  • Nos comptables, commissaires aux comptes, avocats et autres conseillers;

Les tiers avec lesquels nous partageons vos données personnelles sont limités (par la loi et par contrat) dans leur capacité d'utiliser vos données personnelles aux fins spécifiques que nous avons identifiées. Nous ferons toujours tout notre possible pour nous assurer que les tiers avec lesquels nous partageons vos données personnelles sont soumis à des obligations de confidentialité et de sécurité conformes à la présente Politique de Confidentialité et aux lois applicables.  Nous ne leur permettons de traiter vos données personnelles qu'à des fins précises et conformément à nos instructions.

  • Où sont situés vos données personnelles? Les données font-elles l'objet d'un transfert international?

Vos données personnelles sont situées sur nos serveurs en France ou dans l’Union européenne. Nous vous avertirions si cela devait changer et mettrions en œuvre les garanties appropriées pour permettre de tels transferts.

  • Pour combien de temps conservons nous vos données personnelles ?

Nous ne conserverons vos données personnelles que le temps nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles nous les avons recueillies, y compris pour satisfaire à toute exigence légale, comptable ou fiscale 

Pour déterminer la durée de conservation appropriée des données personnelles, nous tenons compte de la quantité, de la nature et de la sensibilité des données personnelles, du risque potentiel de préjudice résultant de l'utilisation ou de la divulgation non autorisée de vos données personnelles, des finalités pour lesquels nous traitons vos données personnelles et de la possibilité d'atteindre ces finalités par d'autres moyens, ainsi que des exigences légales applicables. 

  • Données personnelles fournies directement par les transporteurs -> généralement pour la durée de prescription légale, soit dans la plupart des cas 5 ans à compter la fin de nos relations commerciales ou des relations commerciales avec votre employeur ; 
  • Données de géolocalisation -> conservation pour une durée de 24H à partir de leur collecte puis effacement.

  • Que faisons-nous pour assurer la sécurité de vos données personnelles?

COLISWEB s’engage à protéger les données personnelles contre toute perte, utilisation abusive, divulgation, altération, indisponibilité, accès non autorisé et destruction, et prend toutes les précautions raisonnables pour protéger la confidentialité des données personnelles, notamment en prenant des mesures organisationnelles et techniques appropriées. Bien que nous fassions tous les efforts possibles pour protéger les données personnelles que vous nous fournissez, la transmission d'informations sur Internet n'est pas complètement sécurisée. À ce titre, vous reconnaissez que nous ne pouvons garantir la sécurité des données personnelles que vous nous transmettez par Internet et que cette transmission se fait à vos propres risques. Une fois que nous aurons reçu vos données personnelles, nous utiliserons des procédures strictes et des dispositifs de sécurité pour empêcher tout accès non autorisé.

Nous avons adopté des mesures de sécurité physiques, électroniques et administratives incluant l'utilisation de pares-feux étendus et de mots de passe permettant de sécuriser l'accès aux données personnelles. En outre, nous limitons l'accès aux données personnelles aux salariés qui ont besoin de connaître ces informations pour faire fonctionner, développer ou améliorer les services de l’Application. 

Si nous vous avons donné (ou si vous avez choisi) un mot de passe qui vous permet d’accéder à notre Application, vous êtes tenu de maintenir la confidentialité de ce mot de passe. Nous vous demandons de ne jamais communiquer un mot de passe à qui que ce soit.

Nous avons mis en place des procédures pour traiter toute atteinte présumée à la sécurité des données et nous vous aviserons, ainsi que toute autorité de contrôle compétente, d'une atteinte présumée lorsque nous sommes légalement tenus de le faire.

  • Vos droits

En tant que personne concernée, vous possédez différents droits. Ces droits ne sont pas absolus et chacun de ces droits est soumis à certaines conditions conformément à la Législation Applicable, tel qu'expliqué ci-après.

  • Le droit d'accès - vous avez le droit d'obtenir de notre part la confirmation que vos données personnelles sont ou non traitées par nous dans le cadre de l’exploitation de l’Application, ainsi que certaines autres informations (similaires à celles fournies dans la présente Politique de Confidentialité) sur la manière dont elles sont utilisées. Vous avez également le droit d'accéder à vos données personnelles, en demandant une copie des données personnelles vous concernant. Cela vous permet de savoir et de vérifier que nous utilisons vos informations conformément aux lois sur la protection des données. Nous pouvons refuser de fournir des informations lorsque cela peut révéler des données personnelles sur une autre personne ou affecter négativement les droits d'une autre personne.

  • Le droit de rectification - vous pouvez nous demander de prendre des mesures pour corriger vos données personnelles si elles sont inexactes ou incomplètes (par exemple, si nous avons le mauvais nom ou la mauvaise adresse).

  • Le droit à l'effacement - aussi connu sous le nom de " droit à l'oubli ", ce droit vous permet, en termes simples, de demander l'effacement ou la suppression de vos données personnelles lorsque, par exemple, il n'y a aucune raison impérieuse pour nous de continuer à les utiliser ou leur utilisation est illégale. Il ne s'agit toutefois pas d'un droit général à l'effacement et il existe quelques exceptions, par exemple lorsque nous devons utiliser les informations pour défendre une action en justice ou pour être en mesure de respecter une obligation légale.

  • Le droit de limiter le traitement - vous avez le droit de "bloquer" ou d'empêcher l'utilisation ultérieure de vos données personnelles lorsque nous évaluons une demande de rectification ou comme alternative à l'effacement. Lorsque le traitement est limité, nous pouvons toujours conserver vos données personnelles, mais nous ne pouvons pas les utiliser davantage.

  • Le droit à la portabilité des données - vous avez le droit d'obtenir et de réutiliser certaines données personnelles pour vos propres besoins dans différentes sociétés (qui sont des responsables de traitement de données distincts). Ceci ne s'applique qu'aux données personnelles que vous nous avez fournies, que nous traitons avec votre consentement et à des fins d'exécution du contrat, qui sont traitées par des moyens automatisés. Dans ce cas, nous vous fournirons une copie de vos données dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par une machine ou (lorsque cela est techniquement possible) nous pourrons transmettre vos données directement à autre responsable de traitement.

  • Le droit d'opposition - vous avez le droit de vous opposer à certains types de traitement, pour des raisons liées à votre situation particulière, à tout moment, dans la mesure où ce traitement a lieu aux fins d'intérêts légitimes poursuivis par COLISWEB. Nous serons autorisés à continuer à traiter les données personnelles si nous pouvons démontrer que le traitement est justifié par des raisons impérieuses et légitimes qui l'emportent sur vos intérêts, vos droits et libertés ou si nous en avons besoin pour l'établissement, l'exercice ou la défense d'actions en justice. 

  • Le droit de retirer votre consentement - lorsque nous traitons vos données personnelles sur la base de votre consentement, vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment. Toutefois, un tel retrait n'affecte pas la licéité du traitement qui a eu lieu avant ce retrait.

  • Le droit de nous fournir des directives sur l'utilisation de vos données personnelles après votre décès - vous avez le droit de nous fournir des instructions sur la gestion (par exemple, la conservation, l'effacement et la divulgation) de vos données après votre décès. Vous pouvez modifier ou révoquer vos instructions à tout moment.

  • Pour exercer ces droits, veuillez nous contacter à l'adresse figurant au paragraphe I ci-dessous en précisant le droit que vous souhaitez exercez et en joignant à votre demande un justificatif d'identité.

  • Comment nous contacter ou exercer vos droits ?

Colisweb se réserve le droit de mettre à jour périodiquement cette Politique de Confidentialité. Nous vous informerons de toute modification substantielle ayant trait à l'exploitation de vos données personnelles.

Les traitements des Données sont opérés sous le contrôle du Délégué à la Protection des Données, désigné auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés, qui est garant du respect de la réglementation européenne et des droits des personnes concernées. Le Délégué à la Protection des Données peut être contacté par e-mail à donneespersonnelles@colisweb.com

En cas de question concernant la présente politique de confidentialité ou l'utilisation de vos données personnelles, veuillez nous contacter par email ci-dessus.

Avant d'évaluer votre demande, il se peut que nous vous demandions des renseignements supplémentaires afin de vous identifier. Si vous ne fournissez pas les renseignements demandés et que, par conséquent, nous ne sommes pas en mesure de vous identifier, nous pouvons refuser de donner suite à votre demande.

Si vous n'êtes pas satisfait de notre réponse à votre réclamation ou si vous pensez que le traitement de vos Données Personnelles n'est pas conforme aux lois sur la protection des données, vous pouvez déposer une réclamation auprès de l'autorité de contrôle compétente en matière de protection des données. La Commission Informatique et Libertés (CNIL) est l'autorité de protection des données en France (www.cnil.fr).

Les Données ne sont conservées que pendant la durée nécessaire au regard des finalités susmentionnées, à la suite de quoi elles font l’objet soit d’une procédure d’anonymisation ou de pseudonymisation soit de suppression.

Colisweb garantit prendre les mesures techniques et organisationnelles pour assurer la confidentialité et l’intégrité des Données traitées contre tout accès non autorisé et toute altération ou destruction des Données.

Les traitements des Données sont opérés sous le contrôle du Délégué à la Protection des Données, désigné auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés, qui est garant du respect de la réglementation européenne et des droits des personnes concernées. Le Délégué à la Protection des Données peut être contacté par e-mail à donneespersonnelles@colisweb.com

Les personnes concernées ont le droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle, de demander l’accès, la rectification, l’effacement de données, ou la limitation des traitements.